Produzierende Unternehmen leben zwischen SAP, dem Vertragsmanagement und der ISO-Dokumentation. RecordTailor bindet SAP über ArchiveLink an, versteht Verträge mit dem Vertrags-Agenten und behandelt Prüfnormen und Qualitätsdokumente mit den gleichen Werkzeugen wie die Buchhaltungsbelege — ein Repository, nicht drei Silos.
RecordTailor spricht ArchiveLink kompatibel zu Alfresco und den etablierten DMS. Im SAP-ContRep-Setup tauschen Sie nur den Endpunkt aus — Buchungslogik, Belegsuche und WebGUI bleiben unberührt. Migrationen von einem Legacy-DMS laufen darüber ohne SAP-Neukonfiguration.
Der Vertrags-Agent findet Klauseln, Fristen und Abweichungen vom Muster. Änderungsvorschläge landen — dank Git-Modell — in einem Branch, nicht direkt am Original. Kein „der Agent hat unser Muster zerschossen“-Szenario, weil jede Änderung reviewbar ist.
Prüfberichte, Kalibrierprotokolle und Managementhandbücher liegen in derselben Ablage wie die Buchhaltungsbelege — mit Retention-Regeln pro Belegart, Legal Hold für laufende Audits und Court-Bundle-Export für Behördenprüfungen. Kein zweites System für die Qualitätsstelle.
Der Batch-Prozessor klassifiziert auf allen verfügbaren GPU-Cores parallel, prüft Duplikate über den BLAKE3-Content-Hash und protokolliert Ausreißer in der Hash-Chain. 50 000 Belege aus einem Monatsabschluss laufen ohne manuelles Nachziehen durch.
Der SAP-seitige Schritt ist ein Endpunkt-Tausch im ContRep-Setup — 20 Minuten. Der DMS-seitige Schritt ist die Migration der Bestände; das dauert je nach Volumen 4–8 Wochen. In der Übergangszeit läuft das alte System 30 Tage im Read-Only-Modus als Fallback.
Als Dateien: ja, wie jedes andere Dokument (mit Version, Metadaten, Retention). Als CAD-Viewer mit strukturierten Metadaten: dazu gibt es spezialisierte PLM-Systeme; RecordTailor ersetzt kein PLM, ergänzt es aber um die revisionsrelevante Ablage-Schicht.
XRechnung/ZUGFeRD-Parser sind in Vorbereitung. Heute klassifiziert die KI die eingebettete PDF-Sicht; den strukturierten XML-Anteil verarbeiten wir mit dem Parser für höhere Präzision. Der DATEV-CSV-Export liefert die Buchungsdaten Richtung FiBu.
RecordTailor