Andere DMS liefern Low-Code-Designer, in denen Sie Kacheln auf ein Canvas ziehen und danach zwei Tage Schulung buchen. RecordTailor macht es umgekehrt: Sie schreiben einen Satz, das System generiert daraus ein validiertes Workflow-YAML und übersetzt es in Klartext zurück — Sie sehen sofort, ob es das ist, was Sie gemeint haben, und geben frei. Die Workflow-Engine selbst bleibt deterministisch — approve, review, sign, notify, n-Augen, Fristen, Eskalation. KI baut Workflows, sie führt sie nicht frei aus.
„Eingehende Rechnungen über 5.000 € gehen an die Fachabteilung zur Prüfung, danach an die Geschäftsführung zur Freigabe, Skonto-Frist minus zwei Tage als Deadline.“ — dieser eine Satz erzeugt in RecordTailor einen validierten Workflow. `/api/workflows/generate` gibt das YAML zurück, das System zeigt Ihnen den Klartext-Rückblick und wartet auf Ihre Freigabe. Kein Designer, kein Consulting-Slot.
Die Engine kennt einen abgeschlossenen Satz an Schritt-Typen: `approve`, `review`, `sign`, `notify`, dazu Kontrollstrukturen für Vier-Augen-Prinzip, Fristen und Eskalation. Die Zod-Schemas validieren jede Definition; ungültige Kombinationen sind nicht startbar. Das gibt dem KI-Autor der Definition seinen Rahmen — er kann nichts erfinden, was die Engine nicht kennt.
Workflow-Definitionen liegen im Repository und nutzen das Git-Modell. Sie können eine Variante branchen, testen, mergen, zurückrollen — ohne die produktive Version zu stören. Diffs zwischen Versionen zeigen, was sich geändert hat, in derselben Ansicht wie ein Vertrags-Diff.
Ein Workflow-Schritt kann einem Agenten zugewiesen werden (Beispiel: Rechnungs-Agent extrahiert und prüft 3-Way-Match, danach Mensch genehmigt). Das Agenten-Ergebnis ist eine `agent_action` mit Begründung — der Workflow wartet auf `approved` oder `auto_applied` und geht dann weiter. Alles über die bestehende Job-Queue, keine Sonderpfade.
Ein Agent überwacht laufende Instanzen: Er erkennt stockende Schritte, schlägt Eskalation und Vertretung vor, und fasst wöchentlich zusammen („3 Freigaben überfällig, Engpass: Müller“). Er nutzt dazu den bestehenden `workflow_escalate`-Job — keine neue Infrastruktur.
Sie. Die Plain-Language-Generierung schlägt ein YAML vor; erst Ihre Freigabe macht daraus einen produktiven Workflow. Die generierte Definition wird zusätzlich in Klartext zurückübersetzt — Sie sehen genau, was Sie freigeben. Und weil Workflow-Defs versioniert sind, ist jede Änderung nachvollziehbar.
Wenn Sie es zulassen — und für welche Aktionstypen. Autonomie ist ein Tenant-Setting pro Aktionstyp: von rein vorschlagend über Zwei-Augen-Freigabe bis zur Dunkelverarbeitung für Routinefälle. Selbst Auto-Apply landet in Hash-Chain und Protokoll.
Für Anbindungen an externe Systeme gibt es den MCP-Server: externe Agenten (z. B. ein ERP-Agent Ihres Hauses) können RecordTailor-Workflows anstoßen, RLS und Scopes greifen unverändert. Zusätzlich publiziert die Engine `workflow_event`-Webhooks für Kunden-Automatisierungen.
In-App-Notifications (Inbox-Karten) sind implementiert. E-Mail- und Push-Benachrichtigungen für Workflow-Fristen und Agenten-Vorschläge sind in Vorbereitung.
30 Minuten. Sie schicken ein anonymisiertes Beispiel — wir zeigen live, was RecordTailor damit macht.
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