RecordTailorRecordTailor vs. DocuWare — der ehrliche Vergleich.
DocuWare bringt ein GoBD-Testat, eine ausgereifte Workflow-Engine (Kinetic) und Office-/Outlook-Add-ins mit; RecordTailor liefert dafür vier produktive KI-Agenten, RAG-Chat mit Citations, Plain-Language-Workflows und Git-artige Dokumenten-Branches on-premises mit lokalem LLM. Wer heute ein Testat als K.-o.-Kriterium braucht, greift zu DocuWare; wer KI-Vorsprung und volle Datenhoheit will, zu RecordTailor.
Feature-Vergleich — nur nachprüfbare Fakten.
Stand 07/2026. Quellen: öffentlich zugängliche Produktseiten von DocuWare und CloudDNA-Marktanalyse.
| Kriterium | RecordTailor | DocuWare |
|---|---|---|
| KI-Klassifikation & Extraktion | Produktiv, mit Erklärbarkeit und Few-Shot-Loop | Produktiv (Intelligent Indexing) |
| KI-Agenten (produktiv, nicht Roadmap) | Vier Agenten produktiv (Inbox, Compliance, Vertrag, Rechnung), Konfidenz-Gate, Approval-Inbox | Als Marktthema in Trend-Reports; keine öffentlich verfügbare Agent-Runtime |
| RAG-Chat mit Citations | Produktiv, per-Tenant Embeddings, versionsbewusst | KI-Assistenten-Ansätze in DocuWare-Cloud dokumentiert; kein klassischer RAG-Chat als eigenständiges Feature dokumentiert |
| Plain-Language-Workflows | Ein Satz → validiertes YAML → Klartext-Rückblick | Grafischer Designer (Kinetic), keine Ein-Satz-Generierung dokumentiert |
| Lokales LLM / kein Cloud-Egress | Ollama-Default, per Tenant konfigurierbar; kein Cloud-Egress | KI-Dienste laufen über die DocuWare-Cloud-Infrastruktur |
| Deployment On-Premise | Docker Compose oder Kubernetes; air-gapped-fähig | On-Premise-Variante verfügbar (Cloud-Priorität im Vertrieb) |
| Air-gapped Installation | Air-gapped-Installation, signierte Updates, Sigstore-Attestation | On-Prem ist möglich, air-gapped-Installation nicht als Standard dokumentiert |
| Git-artige Dokument-Versionierung (Branch/Merge) | Branch, Diff, Merge — echte Dokument-Versionierung | Lineare Versionierung, kein Branch/Merge |
| Workflow-Engine (Freigabe, n-Augen, Fristen) | Light: approve/review/sign/notify, n-Augen, Fristen, Eskalation | Umfassend (Kinetic, langjährig ausgereift) |
| GoBD-Testat / IDW PS 880 | Manipulationssichtbare Audit-Hash-Chain; IDW-PS-880-Testat auf Roadmap | GoBD-Testat vorhanden |
| ISO 27001 (Anbieter) | Auf Roadmap, nicht zertifiziert | ISO 27001 zertifiziert |
| Audit-Beweispaket (Court-Bundle mit Hash-Manifest) | Court-Bundle-Export inkl. Hash-Manifest, extern verifizierbar | GoBD-Audit-Log und Exportfunktionen dokumentiert |
| Legal Hold | Legal Hold produktiv, versioniert, mit Grund | Records-Management-Funktion vorhanden |
| Retention-Enforcement | Policies-as-Code + Compliance-Agent meldet; Enforcement-Worker in Vorbereitung | Retention-Regeln produktiv durchsetzbar |
| DSGVO-Erase (auch Extraktionen, Embeddings, Cache) | DSGVO-Art.-17-Erase über Content, Extraktionen, Embeddings und Cache | DSGVO-Erase möglich; Umfang über KI-Nebenprodukte nicht öffentlich detailliert |
| Verschlüsselung at rest | AES-256-GCM at rest, TLS in transit | Verschlüsselung at rest |
| Multi-Tenancy (Row-Level Security) | Postgres RLS pro Tenant | Multi-Mandanten-Fähigkeit |
| SSO / MFA / SAML / SCIM | OIDC vorbereitet; SAML/SCIM auf Roadmap | SSO/SAML/MFA etabliert |
| Hybrid-Suche (BM25 + Vektor in einer Query) | BM25 + Vektor (RRF) in einer Query | Volltext + strukturierte Suche; keine öffentlich dokumentierte Vektor-Semantik in derselben Query |
| SAP ArchiveLink + CMIS 1.1 | SAP ArchiveLink und CMIS 1.1 nativ | SAP-Integration und CMIS-Adapter verfügbar |
| DATEV-Anbindung | DATEV-CSV produktiv; DATEVconnect-API und XRechnung/ZUGFeRD in Vorbereitung | DATEV-Anbindung etabliert |
| Office- & Outlook-Add-ins | Office/Outlook-Add-ins in Vorbereitung | Office/Outlook-Add-ins nativ |
| Mail-Ingest (IMAP, .eml GoBD-konform) | IMAP-Mail-Agent, .eml GoBD-konform; Anhänge als eigene Belege | E-Mail-Import produktiv |
| Scan-Ingest ohne Fat-Client | MFP-Scan-Ingest ohne Fat-Client, Barcode- oder KI-Trennung | Scan-Client / Web-Ingest produktiv |
| Stapelverarbeitung mit Deduplikation | Batch-Prozessor auf GPU-Cores, BLAKE3-Deduplikation, Ausreißer-Bericht | Batch-Import und Klassifikation etabliert |
| MCP-Server (offene KI-Schnittstelle) | Nativer MCP-Server, fünf Tools | Nicht öffentlich als Feature dokumentiert |
| Undo / Rollback von KI-Aktionen | Rückgängigmachen von Agenten-Aktionen über Versionierung | Versionierung linear; agentische Undo-Kette nicht dokumentiert |
| REST-API + Webhooks | REST-API mit Scoped Service-Tokens | REST-API vorhanden |
| EU-AI-Act-Protokoll exportierbar | EU-AI-Act-Protokoll als PDF exportierbar | Kein öffentlich dokumentiertes Agent-Protokoll als Export |
| Open-Source-Kern | Apache-2.0-Kern, keine Vendor-Lock-in-Falle | Proprietär |
Alle Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Angaben zu DocuWare stammen aus den öffentlich zugänglichen Produktseiten des Anbieters (Stand 07/2026). Roadmap-Angaben sind als „angekündigt" gekennzeichnet.
Von DocuWare zu RecordTailor.
- 1
Discovery — was liegt in DocuWare?
Wir sichten Belegarten (Store), Indexfelder, Workflow-Definitionen aus Kinetic und die aktuelle Rechte-Struktur. Ergebnis: konkreter Migrations-Umfang, keine Überraschung im Cutover.
- 2
Adapter-Migration über die DocuWare-REST-API
Dokumente, Indexwerte, Versionen und Workflow-Historie werden über die REST-API in RecordTailor überführt. Signatur-Historie bleibt verifizierbar; Retention-Regeln übernehmen wir in Policies-as-Code.
- 3
Cutover mit 30-Tage-Read-Only-Fallback
DocuWare geht in Read-Only, RecordTailor übernimmt Live-Verkehr. 30 Tage bleibt DocuWare als Fallback, falls im neuen System Nacharbeit nötig ist.
Häufige Fragen zum Vergleich mit DocuWare.
DocuWare ist GoBD-zertifiziert. Warum sollten wir wechseln?+
Wenn das Testat ein K.-o.-Kriterium ist, bleiben Sie heute bei DocuWare. Wenn Sie KI-Vorsprung (produktive Agenten, RAG-Chat, Plain-Language-Workflows) und volle Datenhoheit brauchen — insbesondere bei DSGVO-sensiblen Beständen — ist RecordTailor die Wette. IDW-PS-880 und ISO 27001 sind bei uns Roadmap; wir sagen offen, dass sie heute nicht ausgestellt sind.
Kann RecordTailor Kinetic-Workflows importieren?+
Kinetic-Definitionen sind grafisch modelliert und nicht direkt portierbar. Wir übernehmen die Prozess-Semantik: Sie beschreiben den Prozess in einem Satz, RecordTailor generiert das validierte YAML und übersetzt es zurück in Klartext. In der Praxis ist das schneller als ein 1:1-Adapter — weil die neue Definition sofort in unseren Standard passt.
Bekommen wir Outlook-Integration wie in DocuWare?+
Heute nicht. Ein Outlook-Add-in ist in Vorbereitung. Falls Ihre Nutzer stark Outlook-gebunden sind (viele Belege per Mail), warten Sie diesen Meilenstein ab — oder brücken über den IMAP-Mail-Agent, der Mails automatisiert in den Posteingang hebt.