RecordTailorRecordTailor vs. M-Files — der ehrliche Vergleich.
M-Files Aino ist am Markt bei RAG und Auto-Metadaten weit vorne, bringt Zertifikate mit und ist metadatengetrieben stark; RecordTailor liefert vier produktive Agenten, Plain-Language-Workflows, Git-Branching und läuft on-premises mit lokalem LLM — kein Cloud-Egress. Für Metadaten-getriebene Prozesse mit externer Cloud passt M-Files, für souveräne Agenten-Automatisierung RecordTailor.
Feature-Vergleich — nur nachprüfbare Fakten.
Stand 07/2026. Quellen: öffentlich zugängliche Produktseiten von M-Files und CloudDNA-Marktanalyse.
| Kriterium | RecordTailor | M-Files |
|---|---|---|
| KI-Klassifikation & Extraktion | Produktiv, mit Erklärbarkeit und Few-Shot-Loop | Produktiv (Aino) |
| KI-Agenten (produktiv, nicht Roadmap) | Vier Agenten produktiv (Inbox, Compliance, Vertrag, Rechnung), Konfidenz-Gate, Approval-Inbox | Aktions-Vorschläge in Aino; volle Agent-Runtime nicht öffentlich detailliert |
| RAG-Chat mit Citations | Produktiv, per-Tenant Embeddings, versionsbewusst | Produktiv (Aino Chat, mit Aktions-Vorschlägen) |
| Plain-Language-Workflows | Ein Satz → validiertes YAML → Klartext-Rückblick | Kein Ein-Satz-Workflow-Ansatz öffentlich dokumentiert |
| Lokales LLM / kein Cloud-Egress | Ollama-Default, per Tenant konfigurierbar; kein Cloud-Egress | Cloud-KI (Aino läuft M-Files-seitig) |
| Deployment On-Premise | Docker Compose oder Kubernetes; air-gapped-fähig | On-Premise-Variante verfügbar; Cloud-Priorität |
| Air-gapped Installation | Air-gapped-Installation, signierte Updates, Sigstore-Attestation | Air-gapped-Installation nicht als Standard dokumentiert |
| Git-artige Dokument-Versionierung (Branch/Merge) | Branch, Diff, Merge — echte Dokument-Versionierung | Versionierung linear |
| Workflow-Engine (Freigabe, n-Augen, Fristen) | Light: approve/review/sign/notify, n-Augen, Fristen, Eskalation | Workflow-Engine produktiv |
| GoBD-Testat / IDW PS 880 | Manipulationssichtbare Audit-Hash-Chain; IDW-PS-880-Testat auf Roadmap | GoBD-Testat vorhanden |
| ISO 27001 (Anbieter) | Auf Roadmap, nicht zertifiziert | ISO 27001 zertifiziert |
| Audit-Beweispaket (Court-Bundle mit Hash-Manifest) | Court-Bundle-Export inkl. Hash-Manifest, extern verifizierbar | Audit-Trail und Export |
| Legal Hold | Legal Hold produktiv, versioniert, mit Grund | Records-Management-Funktionen |
| Retention-Enforcement | Policies-as-Code + Compliance-Agent meldet; Enforcement-Worker in Vorbereitung | Retention produktiv |
| DSGVO-Erase (auch Extraktionen, Embeddings, Cache) | DSGVO-Art.-17-Erase über Content, Extraktionen, Embeddings und Cache | DSGVO-Erase möglich; Behandlung von Aino-Nebenprodukten nicht öffentlich detailliert |
| Verschlüsselung at rest | AES-256-GCM at rest, TLS in transit | Verschlüsselung at rest |
| Multi-Tenancy (Row-Level Security) | Postgres RLS pro Tenant | Vaults / Multi-Tenant |
| SSO / MFA / SAML / SCIM | OIDC vorbereitet; SAML/SCIM auf Roadmap | SSO/SAML/MFA etabliert |
| Hybrid-Suche (BM25 + Vektor in einer Query) | BM25 + Vektor (RRF) in einer Query | Metadata-driven + Aino-RAG; Volltext-Vektor-Kombination in Aino-Chat vorhanden |
| SAP ArchiveLink + CMIS 1.1 | SAP ArchiveLink und CMIS 1.1 nativ | SAP-Konnektor + CMIS |
| DATEV-Anbindung | DATEV-CSV produktiv; DATEVconnect-API und XRechnung/ZUGFeRD in Vorbereitung | DATEV-Integrationen über Partner |
| Office- & Outlook-Add-ins | Office/Outlook-Add-ins in Vorbereitung | Office/Outlook-Add-ins nativ |
| Mail-Ingest (IMAP, .eml GoBD-konform) | IMAP-Mail-Agent, .eml GoBD-konform; Anhänge als eigene Belege | Mail-Import produktiv |
| Scan-Ingest ohne Fat-Client | MFP-Scan-Ingest ohne Fat-Client, Barcode- oder KI-Trennung | Scan-Client vorhanden |
| Stapelverarbeitung mit Deduplikation | Batch-Prozessor auf GPU-Cores, BLAKE3-Deduplikation, Ausreißer-Bericht | Bulk-Import in Aino-Klassifikation |
| MCP-Server (offene KI-Schnittstelle) | Nativer MCP-Server, fünf Tools | Nicht öffentlich als Feature dokumentiert |
| Undo / Rollback von KI-Aktionen | Rückgängigmachen von Agenten-Aktionen über Versionierung | Versionierung linear |
| REST-API + Webhooks | REST-API mit Scoped Service-Tokens | REST-API vorhanden |
| EU-AI-Act-Protokoll exportierbar | EU-AI-Act-Protokoll als PDF exportierbar | Erklärbarkeit in Aino-Vorschlägen; kein publiziertes Protokoll-Export-Format |
| Open-Source-Kern | Apache-2.0-Kern, keine Vendor-Lock-in-Falle | Proprietär |
Alle Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. Angaben zu M-Files stammen aus den öffentlich zugänglichen Produktseiten des Anbieters (Stand 07/2026). Roadmap-Angaben sind als „angekündigt" gekennzeichnet.
Von M-Files zu RecordTailor.
- 1
Discovery — M-Files-Metadaten-Struktur sichten
M-Files ist metadatengetrieben. Wir sichten Klassen, Property-Definitionen, View-Kriterien und Workflows — das wird die Basis für das RecordTailor-Belegarten-Modell.
- 2
Migration über M-Files-API
Dokumente, Metadaten und Versionen werden übernommen. Aus M-Files-Klassen werden RecordTailor-Belegarten, aus Property-Definitionen Attribute — der KI-Assistent lernt aus den Bestandsdaten und verbessert die Vorschläge.
- 3
Cutover mit 30-Tage-Fallback
M-Files bleibt 30 Tage als Read-Only-Fallback. Cloud-nahe Prozesse werden schrittweise durch RecordTailor-Workflows abgelöst.
Häufige Fragen zum Vergleich mit M-Files.
M-Files Aino kann RAG-Chat — was macht RecordTailor anders?+
Beide bieten RAG-Chat gegen den eigenen Bestand. Unterschied 1: RecordTailor läuft on-premises gegen ein lokales LLM (Ollama-Default), M-Files Aino nutzt Cloud-KI. Unterschied 2: RecordTailor kann versionsbewusst chatten („Was hat sich zwischen v3 und v5 geändert?“), weil Dokumente branchen — das kann kein anderer Anbieter am Markt.
Ist M-Files nicht führend bei Auto-Metadaten?+
M-Files ist für metadatengetriebene Ablage sehr weit. RecordTailor extrahiert Metadaten mit KI und macht den Knowledge Graph daraus — plus Klartext-Begründung pro Extraktion, plus Undo über die Versionierung. Wenn Ihr Anwendungsfall reines Metadaten-Filtern ist, bleibt M-Files stark; wenn Erklärbarkeit und Undo dazukommen, ist RecordTailor die bessere Wahl.
Was ist mit dem Vault-Konzept von M-Files?+
In RecordTailor entspricht das dem Tenant + Ordner-Struktur mit RLS und ACLs. Isolation ist auf DB-Ebene (Row-Level-Security), nicht nur auf UI-Ebene — auch wir (Betreiber) sehen ohne autorisierten Zugriff nichts.